ناحیه ناشناخته [5]: رفتارها و ویژگی هایی که هم برای مدیر و هم برای دیگران ناشناخته باقی مانده است.

در ارتباط بین افراد که ارتباط مدیر و کارکنان نوعی از آن است هر چه ناحیه عمومی بیشتر و وسیع ترباشد تعارضات و سوءتفاهمات کاهش می‌یابد. توسعه منطقه عمومی از طریق دو مکانیزم [6] بازخورد و افشا صورت می‌پذیرد. در افشا، مدیران خود مایل به در میان گذاشتن اطلاعات مربوط به خود با دیگران هستند.

به این ترتیب منطقه خصوصی کاهش می‌یابد و بازخورد باعث می‌شود تا مدیر آن قسمت از رفتار و ویژگی های خود را که نمی‌شناسد، شناسایی کند و منطقه عمومی او افزایش یافته و در نتیجه تنش های ارتباطی او با کارکنان کاهش یابد. در ارتباط بین کارکنان نیز با اجرای این دو شیوه، تنش ها و تعارضات کاهش می یابد.

از نگاه دیگر می توان گفت برای این که مدیران، ارتباطات سازمانی موثرتری داشته باشند باید نه تنها تلاش کنند که خوب درک کنند، بلکه باید بتوانند خوب تفهیم کنند. روشهای زیر در این امر یاری رسان است :

1- تنظیم جریان اطلاعات : تنظیم جریان اطلاعات اطمینان می دهد که مقدار مطلوب اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرد و در نتیجه از ارسال حجم عظیمی از اطلاعات جلوگیری می‌شود.

2- استفاده از بازخورد : بازخورد کانال ارتباطی را برای پاسخ دریافت کننده پیام تامین می‌کند تا برای فرستنده معلوم شود که آیا پیام دریافت شده و مقصود آن درک شده یا خیر.

3- تکرار : تکرار در ارتباطات به این منظور گنجانده می‌شود که اگر یک قسمت از پیام درک نشود، قسمتهای دیگر همان پیام را منتقل کنند.

4- تشویق به اعتماد متقابل : بیشتر مدیران فرصت کافی برای پی‌گیری پیام ها، تامین بازخورد یا ارتباطات پایین به بالا را ندارند. بنابراین ایجاد و توسعه یک محیط مبتنی بر اعتماد متقابل بین مدیران و کارکنان می‌تواند برقراری ارتباطات را تسهیل نماید.

5- به کار بردن زبان ساده : زبان مبهم مانع عمده ای در ارتباطات محسوب می‌شود.

6- شنونده خوبی باشید : گوش دادن مهارتی است که می‌تواند بهبود و توسعه یابد: “کیت دیویس[7] ” ده دستور را برای بهبود گوش دادن توصیه کرده است:1- صحبت کردن را متوقف کنید 2- گوینده را راحت بگذارید 3- به گوینده نشان دهید که می‌خواهید گوش کنید 4- حواستان را جمع کنید 5- با گوینده همدردی کنید 6- شکیبا باشید 7- عصبانی نشوید 8- در بحث و انتقاد سخت گیری نکنید 9- سوال کنید 10- صحبت کردن را متوقف کنید.

همانطور که ملاحظه می‌شود، تمام جنبه های کار مدیر با ارتباطات سر‌و‌کار دارد. اگر تمام اعضای سازمان نقطه‌نظرهای مشترکی داشته باشند، ارتباطات تسهیل می شود ولی در عمل چنین نیست .

2-1-15- جایگاه رهبری در ارتباطات : 

جایگاه رهبری در ارتباطات به چهار صورت که مدیران باید آنرا بدانند به شرح زیر بیان می شود (چاپمن  الوود [8]  ،2002  ) :

جایگاه اول : رهبری بایستی شنونده ای ممتاز باشد

زیردستان دستگاه راداری دارند که همواره آنها را متوجه رهبران خود می سازد آنها می دانند چه زمانی به آنها گوش داده می شود و کی به آنها پشت شده است . هنگامی که باور کنندرهبرشان دیگر به آنها گوش نمی دهد شروع به جستجو برای رهبری نو می نمایند